Актуальность

В соответствии со стандартом ГОСТ Р ИСО 19011-2012 аудит систем менеджмента - это систематический, независимый и документируемый процесс получения свидетельств аудита  и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита. Критерии аудита представляют  собой совокупность политики, процедур или требований, используемых в качестве эталона, в соотношении с которым сопоставляют свидетельства аудита, полученные при проведении аудита.

Выделяют внутренние и внешние аудиты систем менеджмента. 

Внутренний аудит (аудит первой стороны) систем менеджмента

В соответствии с требованиями национальных и международных стандартов, определяющих требования к системам менеджмента, организация, разработавшая и внедрившая соответствующую систему менеджмента, обязана проводить внутренний аудит (проверку) этой  системы менеджмента.

Наименование

систем менеджмента

Требование стандарта к проведению внутреннего аудита систем менеджмента

Система менеджмента качества (СМК)

п. 8.2.2 ГОСТ ISO 9001-2011
(ISO 9001:2008)

Система экологического менеджмента (СЭМ)

п. 4.5.5 ГОСТ Р ИСО 14001-2007
(ISO 14001:2004)

Система менеджмента охраны труда и техники безопасности (СМ ОТ и ТБ)

п. 4.5.5 BS OHSAS 18001:2007

Система управления охраной труда (СУОТ)

п. 4.13  ГОСТ  12.02.230-2007

Система менеджмента безопасности пищевой продукции

п. 8.4.1  ГОСТ Р ИСО 22000-2007
(ISO 22000:2005)

Система энергетического менеджмента

п. 4.6.3 ГОСТ Р ИСО 50001-2012
(ISO:50001:2011)

Основная цель  внутреннего аудита состоит в установлении того, что система  менеджмента:

  • соответствует требованиям соответствующего стандарта, а также требованиям,  определенным самой организацией и зафиксированным в ее внутренней документации (стандартах организации);
  • должным образом внедрена,  поддерживается в рабочем состоянии и совершенствуется.

Внутренние аудиты систем менеджмента проводятся самой организацией для ее внутренних целей, поэтому их также называют «аудитами первой стороны» (ГОСТ Р ИСО 19011-2012 (ISO 19011:2011)).

Процесс внутреннего аудита систем менеджмента относится к числу обязательных документированных процедур. Внутренние аудиты должны проводиться на плановой основе через установленный интервал времени. Лица, проводящие внутренний аудит, должны быть компетентны (раздел 7 ГОСТ Р ИСО 19011-2012 (ISO 19011:2011)), а их позиция должна быть беспристрастной и объективной. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу. Записи об аудитах и их результатах должны поддерживаться в рабочем состоянии. Для оперативного устранения обнаруженных в результате внутреннего аудита  несоответствий и вызвавших их причин, руководство организации, ответственное за проверяемые области деятельности, должно обеспечить, чтобы все необходимые коррекции и корректирующие действия предпринимались без излишней отсрочки. Документы, подтверждающие проведение внутренних аудитов системы менеджмента, включая результаты внутренних аудитов, в обязательном порядке запрашиваются и проверяются  органом по сертификации  при проведении аудита третьей стороны - сертификационного, инспекционных и ресертификационых  аудитов систем менеджмента (подраздел 7.3 ГОСТ Р 55568-2013).

В соответствии с пунктом 8.3.3 стандарта  ГОСТ Р ИСО 9004-2010 (ISO 9004:2009) «внутренние аудиты представляют собой эффективное средство определения того, насколько система менеджмента организации соответствует заданным критериям, и дают ценную информацию для понимания и анализа деятельности организации… Проведение внутренних аудитов является результативным инструментом, способствующим выявлению проблем, рисков и несоответствий, а также проведению мониторинга хода работ по устранению ранее выявленных несоответствий... Внутренние аудиты могут также быть направлены на определение лучших практик, которые могут использоваться в других направлениях деятельности организации».

Опыт внедрения и сопровождения систем менеджмента, а также сопровождения  аудитов третьей стороны - сертификационных, инспекционных и ресертифкационных аудитов систем менеджмента показывает, что организации, проводящие внутренние аудиты собственными силами, как правило, не выполняют в полной мере требования, предъявляемые к организации и проведению внутренних аудитов систем менеджмента. В частности:

  • внутренние аудиторы из числа работников организации  не обладают компетенцией, необходимой для проведения внутреннего аудита;
  • не выполняется требование беспристрастности и объективности при проведении внутреннего аудита;
  • внутренние аудиты носят формальный характер.

Вследствие этого, результаты внутренних аудитов систем менеджмента, зачастую, не отражают реальное положение дел, негативно сказываются на функционировании систем менеджмента и их результативности. Все это приводит к значительным несоответствиям, выявляемым органом по сертификации при проведении аудитов третьей стороны систем менеджмента.

Обеспечить выполнение требований, предъявляемых к проведению внутренних аудитов, повысить их результативность, сделать внутренние аудиты действенным средством, обеспечивающим устойчивый успех организации, возможно  путем привлечения к проведению внутреннего аудита систем менеджмента внешних по отношению к организации аудиторов, действующих в ее интересах.

Внешний аудит систем менеджмента

Внешние аудиты включают в себя аудиты, называемые «аудитами второй стороны» и «аудитами третьей стороны» (ГОСТ Р ИСО 19011-2012 (ISO 19011:2011)).

Аудит второй стороны  систем менеджмента

Каждая организация, работающая на промышленном рынке В2В, заинтересована в привлечении надежных,  платежеспособных, устойчиво развивающихся организаций-потребителей  и установлении долгосрочных отношений с ними.  В свою очередь, организация-потребитель заинтересована в привлечении надежных организаций-поставщиков, выполняющих  обязательные  требования действующего законодательства, способных  стабильно поставлять продукцию и оказывать услуги в соответствии с требованиями организации-заказчика.  В соответствии со стандартом ГОСТ ISO 9000-2011 (ISO 9000:2005)  «организация и ее поставщики взаимозависимы, поэтому отношения взаимной выгоды повышают способность обеих сторон создавать ценности». В соответствии с п.7.4.1  ГОСТ ISO  9001-2011 (ISO 9001:2008) в организации должны быть разработаны критерии отбора, оценки и повторной оценки поставщиков. Записи результатов оценивания и любых необходимых действий, вытекающих из оценки, должны поддерживаться в рабочем состоянии. Причем, как указывает Э.Деминг «необходимо покончить с практикой оценки и выбора поставщиков только на основе цены на их продукцию. Вместо этого, наряду с ценой, требуйте серьезных подтверждений ее качества.» (Нив Г.Р. Пространство доктора Деминга: Книга 1, Пер. с англ. – Т.: Городской общественный фонд «Развитие через качество», 1998 г. – 336 с., Стр. 67). По Э. Демингу  «политика, направленная на постоянное снижение цены всех закупок, без оглядки на качество материалов и уровня сервиса, может привести к банкротству» (Деминг Э. Выход из кризиса: Новая парадигма управления людьми, системами и процессами Пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. -370 с. Стр. 53 ).

Удостовериться в надежности потенциальной организации-поставщика, ее способности стабильно осуществлять поставку продукции (услуги), отвечающей требованиям, предъявляемым к качеству, количеству, срокам поставки,  организация-потребитель может путем проведения аудита (проверки) как системы обеспечения (менеджмента) качества, так и других систем менеджмента, действующих в организации - поставщика.  Аудит, проводимый  стороной, заинтересованной в деятельности организации, называют «аудитом второй стороны» (ГОСТ Р ИСО 19011-2012 (ISO 19011:2011)).

Именно результаты аудита второй стороны систем менеджмента могут иметь решающее значения для организации-потребителя при принятии решения о заключении договора с  организацией-поставщиком.  Это определяет важность подготовки и прохождения  аудита второй стороны. 

Увеличить вероятность успешной подготовки  и прохождения аудита второй стороны возможно путем привлечения к этому процессу   внешних по отношению к организации экспертов, выступающих от имени организации и действующих в ее интересах. 

Аудит третьей стороны  систем менеджмента

Важно не только разработать и эффективно внедрить в деятельность организации определенную систему менеджмента. Важно успешно подготовиться и пройти  ее сертификацию.    

Сертификация системы менеджмента – это процедура подтверждения соответствия, посредством которой орган по сертификации систем менеджмента, не зависимый от изготовителя (продавца, исполнителя) и потребителя (покупателя), удостоверяет в письменной форме, что система менеджмента соответствует установленным в определенном стандарте требованиям.  Именно сертификат соответствия, подтверждает соответствие системы менеджмента требованиям соответствующего  стандарта.  Работы по сертификации систем менеджмента проводят в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК  17021-2012 (ISO/IEC 17021:2011)  аккредитованные в установленном законодательством РФ порядке органы по сертификации систем менеджмента. 

Аудит, который проводит орган по сертификации систем менеджмента, называется «аудитом третьей стороны» (ГОСТ Р ИСО 19011-2012 (ISO 19011:2011))Также к аудитам третьей стороны относятся проверки систем менеджмента, проводимые регулирующими или надзорными органами, например саморегулируемыми организациями – СРО (Федеральный закон РФ от 01.12.2007 г. № 315-Ф3).

Увеличить вероятность успешной подготовки  и прохождения аудита третьей стороны возможно путем привлечения к этому процессу   внешних по отношению к организации экспертов, выступающих от имени организации и действующих в ее интересах. 

Предложение

ООО «Консалтинговое Агентство «КУБС Групп» в интересах организаций-заказчиков:

  • Организует и проводит аудиты первой стороны (внутренние аудиты) систем менеджмента;
  • Организует и проводит аудиты второй стороны  систем менеджмента;
  • Подготавливает организации-заказчиков к аудитам  второй и третьей стороны;
  • Сопровождает аудиты второй и третьей стороны, которые  проводятся потребителями и аккредитованными в установленном законодательством РФ порядке органами по сертификации систем менеджмента.

В процесс подготовки организаций-заказчиков  к прохождению аудитов второй и третьей стороны систем менеджмент ООО «Консалтинговое Агентство «КУБС Групп», как правило, проводит аудит первой стороны, корпоративное обучение и консультирование персонала, по поручению и в интересах организации-заказчика взаимодействует с проверяющей стороной – органом по сертификации или другими лицами - и нициаторами проведения внешнего аудита систем менеджмента организации-заказчика.

Организация и проведение аудитов первой  стороны, подготовка и сопровождение аудитов второй и третьей стороны системы менеджмента является неотъемлемым элементом организационных проектов, осуществляемых ООО «Консалтинговое Агентство «КУБС Групп»,  по разработке, внедрению в деятельность организаций-заказчиков систем менеджмента, подготовки их к сертификации на соответствие требованиям национальных и международных стандартов.

Основные принципы

При проведении аудитов первой и второй стороны, сопровождении аудитов второй и третьей стороны   ООО «Консалтинговое Агентство «КУБС Групп» руководствуется следующими основными принципами:

  • компетентность;
  • ответственность;
  • беспристрастность и независимость;
  • конфиденциальность.

Основные нормативно-технические документы

При проведении аудитов первой и второй стороны, сопровождении аудитов второй и третьей стороны   ООО «Консалтинговое Агентство «КУБС Групп» руководствуется следующими основными нормативно-техническими документами:

  • национальные и международные стандарты, на соответствие требованиям которых проводятся аудиты систем менеджмента;
  • ГОСТ Р ИСО 19011-2012 (ISO 19011:2011) Руководящие указания
    по аудиту систем менеджмента;
  • ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-2012 (ISO/IEC 17021:2011)  Требования к органам,  проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента;
  • ГОСТ Р 55568-2013 Оценка соответствия. Порядок сертификации систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента;
  • СТО ООО «Консалтинговое Агентство «КУБС Групп»,  определяющие требования к проведению аудитов первой стороны, сопровождению аудитов второй и третьей стороны;
  • внутренняя документация организации-заказчика, определяющая требования к организации,  устройству и функционированию системы менеджмента и др.

Группа  аудита

Аудиты  первой стороны систем менеджмента организации-заказчика, сопровождение   аудитов второй и третьей стороны проводятся высококвалифицированными аудиторами и техническими экспертами ООО «Консалтинговое Агентство «КУБС Групп», которые обладают необходимыми знаниями, опытом в соответствующей области. Являются экспертами систем сертификации «ГОСТ Р», «Росстроойсертифкация», «Стандарт менеджмент»  по сертификации систем менеджмента качества (ГОСТ ISO 9001-2011), систем экологического менеджмента (ГОСТ Р ИСО 14001-2007),  систем менеджмента профессиональной безопасности и здоровья (ГОСТ 12.02.230-2007, OHSAS 18001:2007), имеют сертификаты компетентности эксперта, выданные Органом по сертификации экспертов Регистра системы сертификации персонала (РССП).

В группу аудита, как правило, входят сопровождающие -  лица, назначаемые  проверяемой организацией для оказания помощи и содействия группе по аудиту, а также стажеры – лица, из числа работников проверяемой организации, которые в дальнейшем могут выступать в качестве внутренних аудиторов в  организации.

Процесс аудита первой стороны систем менеджмента

Аудит первой стороны систем менеджмента, проводимый ООО «Консалтинговое Агентство «КУБС Групп» в интересах организации-заказчика, включает следующие основные этапы:

  • Этап 0 - Заключение между ООО «Консалтинговое Агентство «КУБС Групп» и организацией-заказчиком договора на проведение аудита первой стороны;
  • Этап 1 - Планирование аудита, разработка программы аудита;
  • Этап 3 - Подготовка к проведению аудита «на месте»;
  • Этап 4 - Проведение собственно аудита «на месте»;
  • Этап 5 - Подготовка и оформление отчета по результатам аудита;
  • Этап 6 - Доведение содержания отчета до сведения  организации-заказчика;
  • Этап 7 - Оказание консультационной помощи в разработке и реализации коррекции, корректирующих и предупреждающих действий в отношении выявленных в результате аудита несоответствий и их причин;
  • Этап 8 - Верификация выполнения и оценка результативности коррекции, корректирующих и предупреждающих  действий;
  • Этап 9 - Делопроизводство: управление записями, оформляемыми в процессе аудита.

Автоматизированная Информационная Система «MS Audit»

ООО «Консалтинговое Агентство «КУБС Групп» организует и проводит аудиты первой стороны систем менеджмента, а также осуществляет сопровождение аудитов второй и третьей стороны  с использованием Автоматизированной информационной системы (АИС) «MS Audit», которая  предназначена для  ввода, хранения, поиска, обработки и оперативной выдачи информации об аудитах систем менеджмента, проводимых в организации-заказчика.

Пользователями  АИС «MS Audit» являются аудиторы-эксперты ООО «Консалтинговое Агентство «КУБС Групп», осуществляющие аудит систем менеджмента, а также ответственные должностные лица организации-заказчика, в интересах которой проводится аудит системы менеджмента.  

Применение АИС «MS Audit» повышает эффективность процесса аудита, включая его планирование, проведение, документарное оформление результатов, прослеживаемость устранения выявленных несоответствий, разработки и реализации  корректирующих и предупреждающих действий, снижает неоправданные затраты.  Позволяет принимать адекватные оперативные организационно-управленческие решения.

Стоимость аудитов систем менеджмента

Стоимость организации и проведения ООО «Консалтинговое Агентство «КУБС Групп» аудита первой и второй стороны, а также подготовки и сопровождения аудитов второй и третьей стороны системы менеджмента определяется в каждом случае индивидуально, руководствуясь разделом 14 ГОСТ Р 55568-2013, и зависит от: численности персонала организации-заказчика, размера организации, сложности выпускаемой продукции, применяемых технологических процессов, числа мест расположения производства (филиалов, производственных площадок, дочерних предприятий).

Дополнительная информация

Для получения более подробной информации о организации и проведении аудита систем менеджмента, действующих в вашей организации, просьба обращаться в ООО «Консалтинговое Агентство «КУБС Групп».

Тел./Факс: (495) 913-95-93

E-mail: info@coobs.ru

© OOO "Консалтинговое агентство "КУБС Групп", 1999-2014